Welche Unterlagen Ihr Steuerberater braucht. Die Checkliste.

Laufende Buchhaltung

Jeden Monat beziehungsweise jedes Quartal brauchen wir alles, was Geld bewegt hat. Am einfachsten geht das digital: Sie fotografieren oder laden Belege hoch, Kontoumsätze kommen automatisch. Wer lieber den Ordner bringt, bringt ihn, sortiert nach Datum.

• Ausgangsrechnungen und Gutschriften
• Eingangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons (auch Kleinbeträge)
• Kontoauszüge aller Geschäftskonten, Kreditkarten- und Zahlungsdienstabrechnungen
• Kassenbuch oder Kassenbericht bei Bargeschäften
• Verträge, die neu dazukommen: Miete, Leasing, Darlehen, Versicherungen, Wartung
• Reisekosten, Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern, Fahrtenbuch

Lohn und Gehalt

Für die Lohnabrechnung brauchen wir einmalig die Stammdaten jedes Mitarbeiters und laufend die Änderungen: Arbeitsvertrag, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit, Zuschläge, Sachbezüge, Ein- und Austritte. Je früher wir Änderungen bekommen, desto ruhiger verläuft der Monatslauf.

Jahresabschluss und Steuererklärung

Zum Jahresende kommen Inventur beziehungsweise Bestandsaufnahme, offene Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag, Anlagenzugänge und -abgänge mit Rechnungen, Darlehensstände und Zinsbescheinigungen, Versicherungsbeiträge, Spendenbescheinigungen und bei Privatpersonen die üblichen Nachweise: Lohnsteuerbescheinigung, Rentenbescheide, Krankenkassen- und Vorsorgebeiträge, Handwerkerrechnungen, Kinderbetreuung, Fahrten zur Arbeit, Vermietungsunterlagen.

Digital oder mit Ordner

Beides ist möglich. Digital bedeutet bei uns DATEV Unternehmen online: Belege per App oder Scanner, Bank automatisch, Auswertungen jederzeit abrufbar, Belege bleiben bei Ihnen im Original. Wer mit Ordner arbeitet, bekommt von uns eine Übergabeliste, damit nichts fehlt. Wichtig ist nur: vollständig und pünktlich, nicht die Form.

Wie lange aufbewahren

Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren; für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren, für Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Digitale Belege dürfen Sie digital aufbewahren, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht; wir richten das mit Ihnen ein. Stand Oktober 2026, Einzelfälle klären wir mit Ihnen.